SABIS kasdienis naudojimas: ko dažniausiai klausia naudotojai?
Vasario mėnesį naudojant SABIS buvo apdorota daugiau kaip 260 tūkst. sąskaitų. Tai yra 40 proc. daugiau nei praėjusių metų gruodžio mėnesį. Vasarį beveik 44 proc. sąskaitų buvo pateiktos naudojant SABIS portalą, likusios – naudojantis universalia duomenų sąsaja ir PEPPOL tinklu.
Šių metų pradžioje įsigaliojus prievolei per SABIS taip pat priimti sąskaitas ir pagal žodines sutartis nepriklausomai nuo jų sumos, SABIS tapo patogiai vieno langelio principu veikiančiu sprendimu perkančiųjų organizacijų sąskaitų administravimui.
Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras SABIS naudotojus konsultuoja elektroniniu paštu ir telefonu konsultacijų centre. Reaguodami į gaunamas užklausas, atkreipiame dėmesį į pastaruoju laikotarpiu aktualiausias temas.
Kam privalu naudoti SABIS
Galiojantys teisės aktai numato, kad viešojo sektoriaus subjektai ir kiti subjektai, kurie yra perkančiosios organizacijos, elektroninius finansinės apskaitos dokumentus, atitinkančius Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, turi gauti per SABIS. Tai reiškia, kad visi tiekėjai, aptarnaujantys viešojo sektoriaus subjektus ir kitus subjektus, kurie yra perkančiosios organizacijos, jiems sąskaitas taip pat privalo teikti per SABIS.
Per SABIS turi būti teikiamos visos sąskaitos, nepriklausomai nuo to, ar jos yra už prekes, paslaugas ar darbus, taip pat ir sąskaitos pagal žodinius susitarimus ar ilgalaikius žodinius susitarimus, nepriklausomai nuo jų vertės.
Pastebima, kad kartais tiekėjai atsisako teikti sąskaitas per SABIS. Tokiais atvejais rekomenduojama priminti tiekėjams, kad ši prievolė nustatyta ne tik LR viešųjų pirkimu įstatymu, bet ir LR finansinės apskaitos įstatymu bei susijusiu Vyriausybės nutarimu.
Atkreipiame dėmesį, kad viešojo sektoriaus subjektai ir perkančiosios sąskaitas per SABIS gali teikti tik kitiems viešojo sektoriaus subjektams ar perkančiosioms organizacijoms. SABIS nėra skirta sąskaitoms, kurias viešojo sektoriaus subjektai išrašo verslo įmonėms ar veiklą vykdantiems fiziniams asmenims.
Kaip tapti SABIS naudotojais
SABIS naudotojais gali tapti viešojo sektoriaus subjektai ir kiti subjektai, kurie perkančiosios organizacijos, bei jų tiekėjai. Šių subjektų tiekėjais gali būti ir Lietuvos, ir užsienio fiziniai bei juridiniai asmenys, vykdantys veiklą skirtingomis formomis – UAB, MB, individuali veikla ir kt.
SABIS pirkėjo organizacijos tipą gali turėti tik viešojo sektoriaus subjektai, kurių sąrašas skelbiamas čia, ir perkančiosios organizacijos, kurių sąrašas skelbiamas čia. Jei įmonė ar įstaiga nėra nė viename iš šių sąrašu, ji nėra SABIS naudotoja, jai netaikomi teisės aktų reikalavimai sąskaitoms naudoti SABIS. Jeigu organizacija yra viename iš šių sąrašų, tačiau nepavyksta prisijungti prie SABIS, kviečiame susisiekti su Nacionaliniu bendrųjų funkcijų centru.
Priimti sąskaitas SABIS – privaloma
Viešojo sektoriaus subjektai ir kiti subjektai, kurie yra perkančiosios organizacijos, sąskaitas, gautas iš tiekėjų, privalo priimti per SABIS. Kaip numatyta SABIS naudojimo taisyklėse, pirkėjai, gavę sąskaitą SABIS iš tiekėjo, turi ją apdoroti neviršydamas sutartyje, pagal kurią teikiama sąskaita, numatyto termino, bet ne ilgiau kaip per 10 darbo dienų. Per šį laikotarpį patikrinęs, ar sąskaitos duomenys teisingi, pirkėjas turi sąskaitą priimti, o jeigu neteisingi – grąžinti tiekėjui tikslinti arba atmesti. Plačiau susipažinti su taisyklėmis galima čia.
Sutarčių įvedimas į SABIS
SABIS yra įdiegta privalomoji sąskaitos ir sutarties sąsaja, todėl tam, kad tiekėjai sėkmingai galėtų pateikti sąskaitą, sutartis turi būti paviešinta CVP IS arba įvesta į SABIS.
Visos CVP IS skelbiamos sutartys, išskyrus tas, kurių tipas yra MVPŽ ir SPŽ, kas 4 valandas automatiškai perkeliamos į SABIS. Jeigu organizacijai nereikia paviešinti sutarties CVP IS, tuomet ji turi įvesti sutartį į SABIS. Mokymų skiltyje galima rasti video medžiagą, kaip SABIS sukurti ir įvesti sutartį.
Kaip ištaisyti sumos paklaidą sąskaitoje
Pirkėjai susiduria su situacijomis, kai su tiekėju yra sutarta fiksuota galutinė mokama suma įskaitant PVM, tačiau suvedus prekių ir paslaugų eilutes gaunama kita suma. Tokiais atvejais galima pasinaudoti apvalinimo informaciniu lauku – BT-114 („Rounding amount”). SABIS portale jis vadinasi „Korekcinė suma, EUR“ ir yra randamas prie sąskaitos bendrųjų duomenų. Duomenų lauke „Korekcinė suma, EUR“ įvedus korekcinę sumą, koreguojasi galutinė sąskaitos mokėtina suma eurais.
Sąskaitos originalas – elektroninis dokumentas
SABIS registruojama elektroninė sąskaita, kuri atitinka Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą. Ji yra sąskaitos originalas – elektroninis dokumentas, saugomas XML formatu. Esant poreikiui SABIS galima atsisiųsti elektroninio dokumento nuorašą. Plačiau apie tai, kad SABIS talpinami ir saugomi originalai, galite skaityti čia.
Atkreipiame dėmesį, kad kaip priedas prie sąskaitos teikiama tiekėjo apskaitos sistemoje suformuota sąskaita nėra sąskaitos originalas. Pasitaiko atvejų, kai tiekėjai SABIS įveda tik vieną sąskaitos eilutę ir kaip detalizaciją prideda sąskaitą iš apskaitos sistemos. Taip daryti nerekomenduojama, nes pirkėjas negali gauti visų sąskaitos duomenų į apskaitos sistemą ir jų tinkamai naudoti.
Sąskaitų pagal žodinius susitarimus viešinimas
Sąskaitos pagal žodinius susitarimus – tai tokios sąskaitos, kurios gaunamos iš pirkimų, organizuojamų atliekant tiekėjų apklausas tiesiogiai ir nesudarant rašytinių sutarčių, vadovaujantis viešųjų pirkimų įstatymo nuostatomis. Teisės aktai numato, kad visos sąskaitos pagal žodinius susitarimus, nepriklausomai nuo jų sumos, per SABIS turi būti teikiamos nuo 2025 m. pradžios.
Sąskaitų pagal žodinį viešąjį pirkimą teikimui SABIS netaikoma sąskaitos ir sutarties sąsaja. Tai reiškia, kad tiekėjas gali pateikti tokią sąskaitą per SABIS ir neturi jos susieti su sutartimi, tačiau pirkėjas sąskaitos tikrinimo metu turi nurodyti BVPŽ kodą ir pirkimo rūšį.
Nuo 2025 m. sausio 6 d. SABIS pateikus žodžiu sudarytų sutarčių sąskaitas, sutarčių informacijos CVP IS viešinti nebereikia, nes sąskaitų duomenys iš SABIS CVPP paviešinami automatiškai. Plačiau apie žodžiu sudarytų pirkimo sutarčių viešinimą skaitykite Viešųjų pirkimų tarnybos (VPT) interneto svetainėje.
Nuolat atnaujinama informacija
Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras yra sukūręs specialią interneto puslapio skiltį, kurioje publikuojama aktuali informacija – mokomoji medžiaga, instrukcijos, praktiniai patarimai, klausimai-atsakymai ir kt. Taip pat SABIS naudotojams, kurie yra užsiprenumeravę sistemos pranešimus, siunčiama informacija tiesiogiai elektroniniu paštu. Naudotojams, norintiems kuo kokybiškiau naudotis sistema, rekomenduojama sekti informaciją ir vadovautis instrukcijomis.