>

DBSIS

Neradote naudingos sau aktualios informacijos? Užduokite klausimą

   NBFC naudojamoje dokumentų valdymo sistemoje DBSIS (toliau – DBSIS) įdiegta automatinio dokumentų skirstymo funkcija, kuri užtikrina, kad įstaigų atitinkamu formatu (su nustatytu įstaigų ir dokumentų kodų deriniu) NBFC pateikti dokumentai automatiškai virsta užduotimis, kurios automatiškai perduodamos vykdyti atsakingam darbuotojui, o jų vykdymo kontrolė – atsakingo darbuotojo tiesioginiam vadovui. Šis dokumentų skirstymas pagal kodus sumažina riziką dokumentui pasimesti, taip pat ypatingai svarbus vykdant darbines funkcijas, nes dideli dokumentų srautai nukreipiami tiesiogiai vykdymui atsakingiems NBFC darbuotojams, taip taupomas laikas ir darbo ištekliai dokumentų registravimui, peradresavimui ir funkcijų vykdymui. Jeigu įstaiga, teikianti dokumentus NBFC, yra DBSIS naudotoja, koduojant dokumentus per DBSIS funkcionalumą, taip pat turi privalumą sekant dokumento vykdymo eigą, turi atgalinį ryšį bei eliminuoja dokumento išsiuntimo veiksmą, kadangi naudojantis DBSIS specialiaisiais šablonais, po dokumento registracijos, dokumentas automatiškai patenka į NBFC.

Jeigu įstaiga nesinaudoja DVS DBSIS, siunčiamo elektroninio laiško pavadinime privaloma įrašyti  įstaigos VBAMS kodą ir dokumento kodą, šiuos du kodus be tarpų tarpusavyje atskiriant žvaigždute (*) ir nurodyti pagrindinę dokumentą apibūdinančią informaciją. Pvz., siunčiant patvirtintą darbuotojo atostogų prašymą, siunčiamo el. laiško pavadinimą reikėtų rašyti taip: 0000*8/3 Vardas Pavardė.

 Jeigu įstaiga naudojasi DBSIS, teikti dokumentus į NBFC yra keli būdai:

  1. dokumentus siųsti elektroniniu paštu. Siunčiamo elektroninio laiško pavadinime privaloma įrašyti  įstaigos VBAMS kodą ir dokumento kodą, šiuos du kodus be tarpų tarpusavyje atskiriant žvaigždute (*) ir nurodyti pagrindinę dokumentą apibūdinančią informaciją. Pvz., siunčiant patvirtintą darbuotojo atostogų prašymą, siunčiamo el. laiško pavadinimą reikėtų rašyti taip: 0000*8/3 Vardas Pavardė;
  2.  susikurti specialiuosius DBSIS šablonus su perdavimu į NBFC. Naudojantis specialiaisiais šablonais, DBSIS įstaigos turi pranašumą, kadangi gali gauti atgalinį ryšį  apie dokumento vykdymą, taip pat naudojantis šiuo šablonu nebereikia rankiniu būdu dokumento išsiųsti į NBFC, kadangi užregistravus dokumentą, jis pateikiamas NBFC automatiškai.

Ne, įstaiga turėtų kurti dokumentų šablonus pagal dokumentų rūšį, pvz., jeigu tai vidaus dokumentai, kaip prašymai, tuomet ir kurti vidaus dokumento šabloną, tik pritaikyti jį perdavimui į NBFC, jeigu tai gautas dokumentas, kaip sąskaitos, tai ir kurti gautų dokumentų šabloną, tik pritaikyti jį perdavimui į NBFC.

DBSIS NBFC pusėje dokumentus automatiškai skirsto pagal du kriterijus – įstaigos VBAMS kodą ir dokumento kodą, šiuos du kodus be tarpų tarpusavyje atskiriant žvaigždute (*), pvz. 0000*1/1 (pirmasis skaičius įstaigos VBAMS kodas, antrasis skaičius dokumento kodas, abu skaičiai atskirti žvaigždutės simboliu). Svarbu prisiminti, kad šis koduotės junginys negali būti tarpusavyje atskirti tarpais, negali įsipainioti kitų spaudos ženklų ar negali jungtis su kitais žodžiais. Taip pat naudojant kodą, svarbu tiksliai žinoti savo įstaigos VBAMS kodą ir dokumento kodą.

Ne, nuo 2023 m. rugsėjo mėn. pasikeitus vidiniams NBFC procesams, įstaigos, kurios anksčiau teikdavo dokumentus keliais el. paštais, dabar gali siųsti dokumentus tik vienu el. pašto adresu [email protected].

Visų teiktinų dokumentų sąrašą galite rasti kartu su kodų sąrašu bei pasikonsultuoti su atsakingu NBFC darbuotoju, aptarnaujančiu jūsų įstaigą.

Dokumentų sąrašą su kodais galite rasti NBFC svetainėje, skiltyje „Dokumentų teikimas NBFC DVS priemonėmis“.

Susikurti specialiuosius DBSIS šablonus su teikimu į NBFC reikia kelių esminių elementų:

  1. į naudojamą šabloną (arba susikūrus naują šabloną) įdėti papildomus atributus „VBAMS įstaiga“ ir „Personalo dokumento kodas“ arba „Buhalterijos dokumento kodas“, priklauso nuo dokumento rūšies, ir šiuos papildomus atributus redaguojant šabloną pasikoreguoti pagal įstaigą;
  2. nustatyti reikalingą Numatytąjį dokumento rengimo procesą su perdavimu į NBFC v2, priklausomai nuo dokumento rūšies (gali būti personalo arba buhalterijos). Daugiau informacijos rasite šioje instrukcijoje.
     

Negalima, kadangi procesas yra numatytas bendras visoms DBSIS naudojančioms įstaigoms ir jo personalizuoti atskirai savo įstaigai galimybės nėra.

Tokiais atvejais, kai netinka naudoti specialiojo proceso su perdavimu į NBFC v2, galima siųsti el. pašto laišku. Siunčiamo elektroninio laiško pavadinime privaloma įrašyti  įstaigos VBAMS kodą ir dokumento kodą, šiuos du kodus be tarpų tarpusavyje atskiriant žvaigždute (*) ir nurodyti pagrindinę dokumentą apibūdinančią informaciją. Pvz., siunčiant patvirtintą darbuotojo atostogų prašymą, siunčiamo el. laiško pavadinimą reikėtų rašyti taip: 0000*8/3 Vardas Pavardė.

Kai įstaiga užregistruoja savo dokumentą, kuris yra kurtas su specialiuoju DBSIS šablonu, tokiam dokumentui automatiškai yra sukuriamos užduotys atsakingiems NBFC darbuotojams. Tai galima matyti dokumento Istorijos skirtuke, Susietų dokumentų skirtuke ir Vykdymo/užduočių skirtuke. Primename, kad papildomai tokio dokumento išsiųsti el. paštu ar kitomis priemonėmis nebereikia.

Tokiu atveju patikrinti, ar tikrai naudojamas specialusis šablonas, ar tame šablone teisingai nustatyti pasirinkimai atributuose „VBAMS dokumento įstaiga“ (turi būti dokumentą kurianti įstaiga“, „Personalo dokumento tipas“ ar „Buhalterijos dokumento tipas“ bei ar tikrai naudojamas teisingas Numatytasis dokumento rengimo procesas su teikimu į NBFC v2. Jeigu patikrinus šabloną, jame neaptikus klaidų ir po dokumento užregistravimo jis neperduotas atsakingam NBFC darbuotojui, turėtumėte pranešti apie šį atvejį NBFC, o sukurtą dokumentą išsiųsti NBFC el. paštu.

Pastebėjus, kad įstaigos dokumentas buvo pateiktas ne tam atsakingam už dokumento vykdymą darbuotojui ar padaliniui, praneškite apie tai NBFC Veiklos organizavimo departamento Informacinių sistemų plėtros ir palaikymo grupės konsultantui.

Norint sekti dokumento vykdymo būseną, tai galima padaryti įėjus į norimą dokumentą ir dokumento skirtuke „Vykdymas/užduotis“ atkreipti dėmesį į paskutinį stulpelį „Būsena“.

Dokumento būsena.png

Būsena „Vykdoma“ reiškia, kad darbuotojas yra gavęs užduotį ir ją sprendžia. Būsena „Baigta“ indikuoja, kad sprendimas yra baigtas, vadinasi, kad reikalingi veiksmai yra atlikti.