Sąskaitų priėmimas ir administravimas: SABIS funkcionalumai didina efektyvumą

Tris mėnesius pilnai veikianti SABIS prisideda prie organizacijų sąskaitų administravimo pokyčių. Kaip numatyta SABIS naudojimo taisyklėse, kurios yra privalomos visiems valstybinių sistemų naudotojams, perkančiosios organizacijos, gavusios sąskaitą, turi ją apdoroti per 10 darbo dienų. Sklandesniam procesui ir didesniam efektyvumui SABIS įdiegta įvairių funkcionalumų: galimybė kurti scenarijus, nustatyti būsenas, priskirti sutartis atsakingiems žmonėms ir kita.
 
Primename naudingas galimybes ir funkcionalumų naudojimo aspektus, kurie  gali prisidėti prie sklandesnio sąskaitų administravimo.
 
Rekomendacijos pirkėjams:

• Jeigu pirkėjas naudoja individualių sutarčių grupių kūrimo funkcionalumą, gauta sąskaita SABIS automatiškai patenka į sutarčių, kuriai priklauso sutartis, pagal kurią ji pateikta, grupę ir yra matoma pirkėjo paskyros naudotojams, kuriems priskirta atitinkama sutarčių grupė.
• Gauta žodinė sąskaita SABIS automatiškai patenka į sutarčių grupę „Žodinės sąskaitos“ ir šiai sąskaitai kaip ir kitoms gautoms sąskaitoms apdoroti taikomas pirkėjo nustatytas scenarijus.
• Jeigu pirkėjo gautoms sąskaitoms apdoroti specialus scenarijus nėra nustatytas, jos apdorojamos automatiškai taikant organizacijos scenarijų. Detaliau, kaip parinkti scenarijus ir juos naudoti galima pamatyti  čia.
• Pirkėjas, gavęs sąskaitą, nedelsdamas turi pradėti tikrinti ir derinti sąskaitą. Tikrinamai sąskaitai suteikiama būsena „Tikrinama”.
• Pirkėjas turi nurodyti sąskaitos eilučių dimensijas iki sąskaitai suteikiama būsena „Patvirtinta”, jei pirkėjo paskyros nustatymuose nurodyta, kad sąskaita kuriama nurodant dimensijas.
• Pirkėjo paskyros naudotojai, dalyvaujantys sąskaitos derinimo, tvirtinimo ir priėmimo procese, pastebėję, kad pateiktoje derinti, tvirtinti ar priimti sąskaitoje nurodyti netikslūs duomenys, grąžina sąskaitą tiekėjui tikslinti ir nurodo grąžinimo priežastį bei terminą, iki kada sąskaitos duomenys turi būti patikslinti. Tokiai sąskaitai suteikiama būseną „Grąžinta tikslinti”.
• Jei sąskaitoje nurodytas neteisingas sutarties ar sąskaitos numeris, sąskaita pateikta per klaidą arba pastebėta kitų netikslumų, kurių neįmanoma ištaisyti tikslinant sąskaitą, privaloma atmesti sąskaitą ir nurodyti atmetimo priežasį.
• Kai sąskaita užregistruojama pirkėjo finansinėje apskaitoje, sąskaitai turi būti suteikiama būsena „Priimta“. Jei nenaudojamos integracijos su finansų valdymo sistemomis, tai gali padaryti pirkėjo paskyros naudotojas, kuriam suteiktas sąskaitų administratoriaus vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas organizacijos scenarijus, arba priėmėjo vaidmuo, jei sąskaitoms apdoroti taikomas scenarijus su vienu derinimu arba scenarijus su dviem derinimo žingsniais.
• Išimtiniais atvejais, kai sąskaita iš tiekėjo gaunama ne per SABIS, pirkėjo paskyros naudotojas gautą sąskaitą gali įvesti į SABIS ir administruoti sąskaitą tokiu pačiu principu kaip ir kitas.
• Sąskaitų priėmimo procesas gali būti atliekamas pasitelkiant SABIS universalią sąsają. Sąskaitų būsenos gali būti siunčiamos iš organizacijos naudojamos apskaitos ar dokumentų valdymo sistemos. Svarbu, kad būsenos būtų  siunčiamos visos ir eilės tvarka: tikrinama, patvirtinta, priimta/apmokėta arba bet kuriuo metu grąžinta, atmesta.
• Kai organizacija sąskaitų priėmimo procesą atlieka naudodama savo dokumentų ar finansų valdymo sistemas, ji privalo reikiamas sąskaitų būsenas siųsti į SABIS. Paaiškėjus, kad būsenos nėra siunčiamos, gali būti blokuojamas sąskaitų duomenų atidavimas, o SABIS bus galima naudoti tik portale.
• Siekiant išnaudoti visas SABIS galimybes, apmokėtai sąskaitai rekomenduojama suteikti būseną „Apmokėta”. Tai galima atlikti ir per universalią sąsają, ir portale.
• Priimtos/apmokėtos sąskaitos nebegali būti atmetamos arba grąžinamos.

 Remiantis šiomis rekomendacijomis ir SABIS naudojimo taisyklėmis, pirkėjams rekomenduojama kaip galima operatyviau peržiūrėti gautas sąskaitas ir sutvarkyti jų būsenas, kad visos būtų arba priimtos ir apmokėtos, arba atmestos, jeigu negalima jų priimti.
 
Rekomendacijos tiekėjams:

• Kreditinė sąskaita SABIS gali būti kuriama kitos sąskaitos pagrindu, t. y. nukopijuojant kitą sąskaitą, kurios pagrindu bus kuriama kreditinė sąskaita. Padarius kreditinės sąskaitos kopiją, SABIS privalo būti pakeistas kreditinės sąskaitos numeris. Išsaugojus pakeistus sąskaitos duomenis, kreditinei sąskaitai suteikiama būsena „Sukurta“.
• Žodinė sąskaita ar pagal sutartį gauta sąskaita, kurios būsena „Sukurta“, yra nematoma pirkėjo sąskaitų sąraše, kad pirkėjas ją matytų, sąskaita turi būti pateikta.
• Sąskaitos tikslinimo metu sutarties ir sąskaitos numeris bei sąskaitos data negali būti keičiami. 

Mokytis naudotis skirtingais SABIS funkcionalumais galima naudojant video mokymų medžiagą. Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro puslapyje taip pat galima rasti naudingų instrukcijų ir kitos praktinės informacijos. 
 

Atnaujinimo data: 2024-12-05

Taip pat skaitykite:

Aktualu pirkėjams: sąskaitų pagal žodines sutartis SABIS priėmimo atnaujinimai

Nauji SABIS funkcionalumai – jau sausio mėnesį

Baigtas pagrindinis SABIS kūrimo etapas

NBFC konsultacijas telefonu teiks nauju telefono numeriu

Atnaujinti ir papildyti SABIS sutarčių administravimo funkcionalumai