NBFC veikla 2022 metais: galimybės, iššūkiai ir svarbiausios kryptys

Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras / NBFC, atsakingas už buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo paslaugų konsolidavimą viešajame sektoriuje, skelbia svarbiausias 2022 metų veiklos kryptis.

„Vertinant tai, kad nuo įstaigos veiklos pradžios didžiausias dėmesys buvo skiriamas kasdienių funkcijų vykdymui, šiais metais daugiausia dėmesio skirsime NBFC tobulinimui. Per 2022 metus ketiname išgryninti įstaigos ilgalaikius tikslus ir strategiją, struktūruoti ir aprašyti organizacinius procesus, daug dėmesio teiksime žmogiškųjų išteklių valdymui, klientų pasitenkinimo paslaugomis didinimui bei buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo kokybės gerinimui“, - pasakoja NBFC direktorė Valė Kulvinskienė.

Šiuo metu NBFC aptarnauja beveik 240 Vyriausybei atskaitingų įstaigų, tarp jų 11 ministerijų. Iš viso minimose įstaigose dirba daugiau kaip 32 tūkst. darbuotojų.

Veiklos rodiklių matavimas 
Nuo 2022 metų pradžios NBFC stebės ir vertins pagrindinius įstaigos veiklos rodiklius. Svarbiausių veikos rodiklių stebėsena ir nuokrypių analizė leis operatyviai įvertinti esamą situaciją ir, jei reikia, koreguoti veiklą.  

Pasak NBFC vadovės veiklos rodiklių matavimas ir vertinimas taps viena iš įstaigos prioritetų komunikavimo formų, vienijančia komandas ir padedančia darbuotojams labiau prisidėti prie organizacijos ilgalaikių tikslų įgyvendinimo. 

„Aiškiai pamatuojamų veiklos rodiklių nustatymas, nuolatinė jų stebėsena ir analizė – tai efektyvus įrankis, leisiantis laiku pamatyti veiklos nuokrypius ir prognozuoti galimus iššūkius. Galiausiai, periodiškai stebėdami ir komunikuodami įstaigos veiklos rodiklius savo darbuotojams, sudarysime prielaidas juos gerinti“, - sako V. Kulvinskienė.  

Pagrindiniai rodikliai išgryninti pagal 4 strategines kryptis: žmonės, vykdymas, kokybė kaštai.

ŽMONĖS
Darbuotojų kaita – kiekvieną mėnesį matuojama darbuotojų kaita departamentuose ir grupėse. Siekiama mažinti darbuotojų kaitą ir jos neigiamą įtaką darbo krūviams ir paslaugų kokybei.
Darbuotojų paieškos trukmė – kas ketvirtį matuojama darbuotojų paieškos trukmė: nuo konkurso paskelbimo iki sutarties pasirašymo. Siekiama į laisvas pozicijas kuo greičiau priimti naujus darbuotojus ir sumažinti darbo krūvį esamiems.
Darbuotojų įsitraukimas – kas savaitę matuojamas darbuotojų įsitraukimo indeksas jiems išreiškiant savo nuomonę anoniminėje apklausoje. Siekiama nuolat matuoti ir stebėti aspektus, kuriais NBFC darbuotojai yra labiausiai patenkinti bei į kurias sritis reiktų atkreipti dėmesį. Gauti rezultatai padės geriau suprasti įstaigoje egzistuojantį klimatą, darbuotojų poreikius bei nurodys reikalingiausių pokyčių kryptį.

VYKDYMAS
PA / personalo administravimo darbo efektyvumas – kiekvieną mėnesį bus matuojamas vieno PA specialisto aptarnaujamų darbuotojų skirtingose įstaigose skaičius. Siekiama įvertinti valstybės lėšų panaudojimo efektyvumą PA paslaugoms teikti ir matuoti žmogiškųjų išteklių poreikį skirtingoms įstaigoms aptarnauti. Tikimasi, kad tai sudarys sąlygas objektyviai palyginti aptarnaujamas įstaigas pagal jiems skiriamus išteklius ir, esant reikalui, teikti joms rekomendacijas dėl PA procesų tobulinimo. 
BA darbo efektyvumas – kartą per ketvirtį matuojama, kiek vidutiniškai vienas darbuotojas atlieka operacijų apskaitos sistemose. Siekiama suvienodinti BA darbuotojų krūvius tarp skirtingų grupių, 
Darbo efektyvumas (DU / darbo užmokesčio funkcija) – kiekvieną mėnesį matuojamas DU buhalterių ir darbuotojų įstaigose santykis. Siekiama gerinti DU ir kt. išmokų administravimo paslaugų kokybę ir tolygiau paskirstyti krūvius tarp DU buhalterių.
Laiku išmokėtas DU – 2 kartus per mėnesį fiksuojamas DU ir kt. išmokų aptarnaujamose įstaigose savalaikiškumas. Siekiama užtikrinti DU ir kt. išmokų mokėjimą laiku ir numatyti galimas vėlavimo rizikas.
PA paslaugų vykdymas laiku – kas mėnesį fiksuojamas PA gautų ir atliktų užduočių santykis. Siekiama vertinti, ar PA paslaugos teikiamos laiku, analizuoti dėmesio reikalaujančias sritys, ieškoti sprendimų.
BA paslaugų vykdymas laiku – kas ketvirtį matuojama, ar laiku suvedama BA informacija į informacines sistemas, ar nevėluojama pateikti ataskaitų, pažymų ir kt. dokumentų įstaigoms. Siekiama užtikrinti BA paslaugų teikimą laiku, analizuoti situaciją ir efektyvinti procesus.
PA paslauga kokybiška iš pirmo karto – kas mėnesį fiksuojamas ne dėl klientų kaltės grąžinamų taisymui PA dokumentų skaičius. Tikimasi, kad klaidų analizė leis tobulinti dėmesio reikalaujančias sritis.

KOKYBĖ
Mokymų žinių įsisavinimas – kas ketvirtį atnaujinama informacija apie darbuotojų dalyvavimą profesiniuose mokymuose ir kiek jų žinių patikrinimo testus išlaikė iš pirmo karto. Siekiama kelti darbuotojų kompetenciją.
BDAR / bendrojo duomenų apsaugos reglamento reikalavimų laikymasis – kas mėnesį fiksuojami pranešimai apie pastebėtus pažeidimus. Siekiama mažinti BDAR pažeidimų skaičių.
IT sistemų prieinamumas – kas mėnesį vertinama, kiek IT incidentų vidutiniškai pavyksta išspręsti per 8 darbo valandas. Siekiama išspręsti ne mažiau kaip 95 proc. užfiksuotų IT incidentų per minimą terminą.

KAŠTAI
Asignavimų panaudojimas – kas mėnesį stebimi duomenys apie NBFC finansinių išteklių panaudojimą. Siekiama efektyviai naudoti valstybės finansinius išteklius ir išvengti nuokrypių nuo išlaidų plano.

Mokymų akademija augins darbuotojų kompetenciją
Anot NBFC direktorės Valės Kulvinskienės vienas iš svarbiausių 2022 metų projektų tai NBFC mokymų akademijos sukūrimas, kuriai keliamas tikslas – auginti darbuotojų profesines kompetencijas. 

Svarbiausios Mokymų akademijos veiklos kryptys:
•    buhalterinės apskaitos specialistų kompetencijų ugdymas
•    personalo administravimo specialistų kompetencijų ugdymas
•    bendrųjų profesinių kompetencijų ugdymas

Planuojama, kad mokymų programas rengs ir mokymus ves daugiausia patirties sukaupę NBFC buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo profesionalai. Šie mokymai bus orientuoti į darbuotojų atliekamų funkcijų pobūdį, dažniausiai iškylančius klausimus ir problemas. 

Išoriniai mokymai bus orientuoti į bendrųjų profesinių žinių gilinimą. Pavyzdžiui, darbo teisė, dokumentų archyvavimas, efektyvus laiko valdymas ir pan. Šiems mokymams bus kviečiami lektoriai iš išorės – atitinkamų sričių profesionalai. 

Mokymų programas ketinama rengti diferencijuotai, atsižvelgiant į darbuotojų išdirbtą laiką įstaigoje – nuo naujokų iki senai dirbančių darbuotojų. Išklausius privalomas mokymų programas darbuotojų žinios bus vertinamos ir teikiamas grįžtamasis ryšys. Susistemintą informaciją apie laukiančius ar išklausytus mokymus bus galima rasti darbuotojo byloje.

NBFC skambučių centro plėtra
Šiais metais planuojama toliau vystyti ir plėtotai pernai veiklą pradėjusį skambučių centrą. 

„Nors skaičiuojame tik pirmąsias skambučių centro veiklos dienas, tačiau jau matome jo naudą ir potencialą. Dabar visų NBFC aptarnaujamų įstaigų darbuotojai turi galimybę greitai ir paprastai pasitikslinti dėl galimai netikslaus darbo užmokesčio, atostogų dienų ar atlygio už atostogas  apskaičiavimo ar išmokėjimo savalaikiškumo bei pasitikslinti panašius jiems kilusius klausimus“, - pasakoja NBFC direktorė Valė Kulvinskienė.

Artimiausiu metu ketinama išgryninti ir standartizuoti telefoninio klientų konsultavimo procesą. Siekiant pagreitinti ir supaprastinti konsultavimo procesą planuojama skambučių centro darbuotojams suteikti prieigas prie reikiamų duomenų bazių, o laikui bėgant tikimasi plėsti konsultavimo klausimų sąrašą.

Tikimasi, kad skambučių centro privalumus įvertins aptarnaujamos įstaigos ir jų darbuotojai. Taip pat planuojama, kad skambučių centras sumažins NBFC buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo specialistų darbo krūvius, palaipsniui perkeliant telefoninio aptarnavimo funkcijas į skambučių centrą.

Perėjimas prie vienos darbo užmokesčio sistemos sudarys sąlygas taupyti biudžeto lėšas ir darbo laiką
Šiuo metu NBFC aptarnaujamos įstaigos naudoja iki 8 skirtingų DU apskaitos sistemų. Šių sistemų įvairovė, dažnu atveju rankinis duomenų suvedimas į sistemas ir skirtingos jų galimybės bei funkcionalumai neleidžia užtikrinti centralizuotai teikiamų buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo procesų efektyvumo ir kokybės valstybės mastu. Sudėtinga užtikrinti darbuotojų kaitumą, didelė skaičiavimo klaidų rizika.

Skaičiuojama, kad valstybė skirtingoms DU sistemoms išlaikyti iš biudžeto skiria kasmet skiria apie 2 mln. Eur.

Siekiant spręsti visam viešajam sektoriui aktualią problemą, aptarnaujamoms įstaigoms išreiškus sutikimą, NBFC planuoja perkelti skirtingų DU apskaitos informacinių sistemų duomenis į vieną sistemą ir jas valdyti savo serveriuose. 

Vertinama, kad perėjus prie vienos DU sistemos bus taupomi valstybės pinigai ir laiko sąnaudos skirtingoms sistemoms administruoti. Tai leis didinti buhalterinės apskaitos organizavimo efektyvumą, patikimumą, valstybės informacinių sistemų kaštų ekonomiją.

Atnaujinti NBFC procesai – didins įstaigos efektyvumą
Per 2022 metus planuojama atnaujinti pagrindinius ir svarbiausius veiklos procesus. Tarp jų: darbo sutarčių sudarymo, koregavimo, priemokų skyrimo, bylų sudarymo ir tvarkymo, strateginio veiklos planavimo, stebėsenos ir kt. procesus. 

Anot V. Kulvinskienės šių procesų modeliavimas, aprašymas, įvardinant proceso etapus, suformuluojant veiksmų grandines daug laiko pareikalausiantis, tačiau labai naudingas darbas. Tikimasi tai leis efektyvinti įstaigos veiklą ir taupyti darbuotojų laiką. 

Klientų aptarnavimo standartas – paslaugų kokybei gerinti
Šių metų veiklos planuose taip pat numatyta sukurti ir įdiegti NBFC klientų aptarnavimo standartą. Vertinama, kad tai leis nustatyti aiškias esamų ir būsimų klientų aptarnavimo gaires ir sudarys sąlygas didinti pasitenkinimą NBFC teikiamomis paslaugomis.

„Tiesiogiai ar netiesiogiai su mūsų klientais bendraujančių darbuotojų elgesys, motyvacija ir požiūris tiesiogiai siejasi su klientų lūkesčiais, poreikiais bei patyrimu ir kuria aptarnavimo kokybę. Patirtys, kurias NBFC klientai gauna per kiekvieną kontaktą su darbuotojais, suteikia kur kas daugiau informacijos nei reklamos priemonės. Todėl planuojame sukurti ir įdiegti vieningą  klientų aptarnavimo praktiką“, - sako NBFC vadovė. 

***
NBFC yra Finansų ministerijai pavaldi įstaiga, atsakinga už buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo funkcijų centralizavimą viešajame sektoriuje. Iš viso NBFC dirba daugiau kaip 450 darbuotojų.