BDAR
gdpr

NBFC skelbia 2021 metų veiklos ataskaitą: pradėti pokyčiai darbuotojų įsitraukimui skatinti ir didesnei naudai klientams kurti

Data

2022 04 03

Įvertinimas
1
Untitled1.jpg

Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras / NBFC, atsakingas už buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo funkcijų konsolidavimą viešajame sektoriuje, skelbia 2021 m. veiklos ataskaitą.

„Vertindama prabėgusius metus, turiu svarių priežasčių į ateitį žvelgti optimistiškai. Tokio pasitikėjimo šaltinis yra čia dirbantys atsakingi, brandūs ir kūrybingi žmonės“, - 2021 metus apibendrina NBFC direktorė Valė Kulvinskienė. 

Įstaigos vadovė pasakoja, kad 2021 m. pradėti įgyvendinti pokyčiai tobulinant NBFC struktūrą ir koreguojant organizacijos prioritetus ilgainiui užtikrins darbuotojų įsitraukimą, geresnę paslaugų kokybę ir augantį pasitikėjimą didžiausiu viešojo sektoriaus paslaugų centru Lietuvoje.

Tobulinama organizacinė struktūra
Rengiantis tolesniems plėtros etapams ir siekiant užtikrinti aukštesnę teikiamų paslaugų kokybę, 2021 m. buvo tobulinama organizacinė NBFC struktūra:

Buhalterinės apskaitos departamente / BAD, siekiant užtikrinti, kad ūkinės operacijos į apskaitą būtų įtraukiamos laiku, mažėtų klaidų tikimybė ir būtų optimizuoti apskaitos procesai, imtas taikyti buhalterinės apskaitos tvarkymo pagal atliekamas funkcijas modelis.
Personalo administravimo departamente / PAD, siekiant tobulinti grupių valdymo procesus ir tolygiau paskirstyti darbo krūvius tarp jų, įsteigtos dvi naujos grupės.
Įsteigtas Veiklos organizavimo departamentas / VOD, sudarytas iš Strateginės plėtros ir kokybės valdymo grupės, Informacinių technologijų grupės ir Turto valdymo ir saugos grupės. Departamento grupių kuruojamos sritys – centralizavimo proceso koordinavimas, rizikų vertinimas, veiklos ir biudžeto planavimas ir kontrolė, viešieji pirkimai, kokybės valdymo sistema, IT įrangos ir sistemų plėtojimas ir priežiūra, NBFC turto valdymas ir ūkio priežiūra, priešgaisrinės saugos klausimai, darbuotojų sauga darbe.

Buhalterinės apskaitos tvarkymo funkcijų vykdymas
Per 2021 m. centralizuotos 19-os biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos tvarkymo funkcijos: 17 Lietuvos Respublikos teisingumo ministro valdymo sričiai priskirtų įstaigų ir po 1 Lietuvos Respublikos žemės ūkio ministro ir Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto ministro valdymo sritims priskirtų įstaigų. 

2021 m. užbaigtas Įstaigų perėjimo prie bendros viešojo sektoriaus Finansų valdymo informacinės sistemos / FVAIS procesas. Vertinama, kad bendra sistema padės optimaliau organizuoti apskaitos operacijų registravimą, ženkliai mažinti darbo laiko sąnaudas ir valstybei taupyti biudžeto lėšas atsisakant keliolikos dabar naudojamų sistemų išlaikymo bei techninės priežiūros sąnaudų.

Perėjimas prie vieningos sistemos buvo vykdomas dviem etapais nuo 2020 metų kovo ir balandžio perkeliant buhalterinė informaciją iš keliolikos skirtingų sistemų į vieną bendrą finansų valdymo apskaitos informacinę sistemą.

Sklandus perėjimas prie FVAIS pareikalavo nemažai darbuotojų papildomo darbo ir laiko. Visgi, nepaisant patirtų iššūkių, perėjimo prie vieningos sistemos naudos atperka sunkumus. 

Vertinama, kad laiko sąnaudos suvesti tą pačią buhalterinę informaciją į skirtingas buhalterines sistemas anksčiau galėjo skirtis net iki 2,5 karto. Tuo tarpu dabar, perėjus prie vieningos buhalterinės informacinės sistemos, užtikrinamas vienodesnis buhalterių darbo krūvis, atsirado galimybės ugdyti darbuotojų kompetenciją pagal atliekamas standartizuotas funkcijas. 

2021 m., kaip ir ankstesniais metais, NBFC mokėjo subsidijas nuo COVID-19 labiausiai nukentėjusioms įmonėms. Vien per praėjusius metus išmokėta beveik 150 mln. Eur.

Personalo administravimo funkcijų vykdymas
Per 2021 m. centralizuotos 27-ių Lietuvos Respublikos švietimo, mokslo ir sporto ministro valdymo sritims priskirtų įstaigų personalo administravimo funkcijos.

2021 m. sausio 1 d. įsigaliojus naujoms Vyriausybės nuostatoms dėl pareigūnų ir karių valstybinių pensijų skyrimo ir mokėjimo PAD parengė šiam nutarimui įgyvendinti reikalingus procesus ir procedūras bei sklandžiai perėmė naujų funkcijų vykdymą.

Tęsiant personalo administravimo procedūrų standartizavimo ir optimizavimo procesus, suvienodinta pranešimų Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos teritoriniams skyriams teikimo apie darbuotojus procedūra, parengtas funkcijų, susijusių su pareigūnų valstybinių pensijų skyrimu, atlikimo aprašas.

Darbuotojams pasiūlyta hibridinio darbo galimybė
NBFC, įvertinęs, kad didžioji dalis darbuotojų su klientais bendrauja virtualiai, 2021 m. perėjo prie hibridinio darbo modelio. 

Toks darbo modelis įdiegtas atsižvelgiant į darbuotojų poreikius, siekiant labiau prisitaikyti prie besikeičiančios darbo rinkos ir taupyti valstybės biudžeto lėšas, skiriamas patalpų nuomai ir jų išlaikymui. 

NBFC biuruose Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje ir Panevėžyje hibridiniam darbui buvo pritaikytos darbo vietos, naudojamose informacinėse sistemose užtikrintas duomenų saugumas.

Pradėta įgyvendinti informacinė sistema „E. sąskaita“ 
2021 m. birželio mėn. Lietuvos Respublikos finansų ministro sudarytai tarpinstitucinei komisijai patvirtinus informacinės sistemos „E. sąskaita“ tobulinimo etapus, NBFC pradėjo įgyventi informacinės sistemos „E. sąskaita“ modernizavimo projektą. 

Projekto tikslas – iki 95 proc. padidinti viešajam sektoriui teikiamų e. sąskaitų kiekį, patobulinti informacinę sistemą „E. sąskaita“, kad ji būtų patraukli ir stabili.

Vertinama, kad įgyvendinus projektą tiek viešajame, tiek privačiame sektoriuje kasmet bus pasiekta ženklių sutaupymų popierinių sąskaitų rengimui, siuntimui ir saugojimui. Pagerės viešųjų pirkimų vykdymo valdymas, sutarčių apmokėjimo greitis. Tai sudarys palankias sąlygas gerinti lėšų ekonomikoje apyvartumą ir skaidrumą. 

Įsteigtas skambučių centras
2021 m. NBFC pradėjo veikti skambučių centras, į kurį galima skambinti trumpuoju numeriu 1805.

Tikimasi, kad skambučių centro privalumus įvertins aptarnaujamos įstaigos ir jų darbuotojai. Taip pat planuojama, kad skambučių centras sumažins NBFC buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo specialistų darbo krūvius, palaipsniui perkeliant telefoninio aptarnavimo funkcijas į skambučių centrą.

Augo pasitenkinimas NBFC veikla
NBFC 2021 m. parengė Įstaigų pasitenkinimo centralizuotai atliekamomis buhalterinės apskaitos tvarkymo ir personalo administravimo funkcijomis ataskaitą. 

Tyrimas atskleidžia, kad analizuojamose institucijose per 3 metus pasitenkinimo lygis NBFC veikla išaugo beveik iki 80 proc. Augimas siekia apie 17 proc.

Analizuojamu laikotarpiu labiausiai, beveik ketvirtadaliu, išaugo pasitenkinimas NBFC centralizuotai atliekamomis PA funkcijomis. Nuolat tobulinant NBFC veiklą buvo sėkmingai standartizuojami ir optimizuojami PA procesai, aptarnaujamoms įstaigoms  teikiami personalo procesų aprašai, rekomenduojama atsisakyti įvairių perteklinių dokumentų, pvz. atostogų ir vienos dienos komandiruotės, priedų ir priemokų įsakymų rengimo ir pan.  

Nors dėl perėjimo prie vienos buhalterinės apskaitos programos (FVAIS) centralizuojamose įstaigose paskutiniai metai buvo pakankamai įtempti ir laikinai pailgėjo finansinių ataskaitų rinkinių parengimo ir pateikimo įstaigoms procesas, tačiau  lyginant tyrimo rezultatus su 2020 m., matyti, kad viešojo sektoriaus įstaigų pasitenkinimas NBFC vykdoma veikla kito neženkliai.

2022 metų veiklos kryptys 
Didelis dėmesys bus skiriamas NBFC veiklai tobulinti: 
• ketinama išgryninti NBFC 2023–2025 metų ilgalaikius tikslus ir parengti strategiją; 
• siekiama sustruktūrinti ir aprašyti veiklos procesus; 
• daug dėmesio bus teikiama žmogiškųjų išteklių valdymui; 
• didelės pastangos bus dedamos klientų pasitenkinimui atliekamomis funkcijomis didinti ir atliekamų buhalterinės apskaitos tvarkymo ir personalo administravimo funkcijų kokybei gerinti; 
• didelis dėmesys bus skiriamas informacinės sistemos „E. sąskaita“ vystymui; 
• ketinama vykdyti tolesnę Skambučių centro plėtrą; 
• bus rengiamasi naujam 2023 m. buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo funkcijų centralizavimo ir plėtros etapui.

Veiklos rodiklių matavimas. Nuo 2022 m. pradžios NBFC stebi ir vertina pagrindinius įstaigos veiklos rodiklius. Svarbiausių veikos rodiklių stebėsena ir nuokrypių analizė leis operatyviai įvertinti esamą situaciją ir, jei reikės, koreguoti veiklą. Rodiklių matavimas ir vertinimas taps viena iš įstaigos prioritetinių komunikavimo formų, vienijančių komandas ir padedančių darbuotojams labiau prisidėti prie ilgalaikių organizacijos tikslų įgyvendinimo.

Steigiama Mokymų akademija augins darbuotojų kompetenciją. Svarbiausios NBFC steigiamos Mokymų akademijos veiklos kryptys – naujų darbuotojų įvadiniai mokymai, buhalterinės apskaitos ir personalo administravimo specialistų kompetencijų ugdymas, bendrųjų profesinių kompetencijų ugdymas. 

Skambučių centro vystymas. Toliau bus vystoma ir plečiama skambučių centro veikla, išgryninti ir standartizuoti telefoninio klientų konsultavimo procesai. Siekiant pagreitinti ir supaprastinti konsultavimo procesą planuojama skambučių centro darbuotojams suteikti prieigas prie reikiamų duomenų bazių, plėsti konsultavimo klausimų sąrašą. 

Atnaujinti NBFC procesai didins įstaigos efektyvumą. Per 2022 m. planuojama atnaujinti pagrindinius NBFC veiklos organizavimo procesus. Tarp jų – darbuotojų atrankos, įdarbinimo ir atleidimo, viešųjų pirkimų NBFC reikmėms organizavimo, asmens bylų sudarymo ir tvarkymo, strateginio planavimo, stebėsenos ir kt. procesus. 

Klientų aptarnavimo standartas – paslaugų kokybei gerinti. 2022 m. numatyta sukurti ir įdiegti NBFC klientų aptarnavimo standartą. Tai leis nustatyti aiškias esamų ir būsimų klientų aptarnavimo gaires ir sudarys sąlygas didinti pasitenkinimą NBFC teikiamomis paslaugomis.

---

Šiuo metu NBFC aptarnauja beveik 240 Vyriausybei atskaitingų įstaigų, tarp jų 11 ministerijų. Iš viso minimose įstaigose dirba daugiau kaip 32 tūkst. darbuotojų.

Su veiklos ataskaita susipažinti galite čia.