Praktinė informacija: per SABIS teikiamų sąskaitų registravimas ir saugojimas
Pirkėjai ir tiekėjai, perėję prie modernios SABIS naudojimo, atnaujina dokumentų registravimo ir saugojimo įpročius. Sąskaitų gavėjams kyla klausimų, ar ir kur reikia registruoti per SABIS gaunamas sąskaitas. Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras, kartu su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba bei Informatikos ir ryšiu departamentu, kuris yra Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos (DBSIS) kūrėjas, pateikia šią sritį reglamentuojančių teisės aktų išaiškinimą.
Finansinės apskaitos įstatymas (10 str.) ir SABIS nuostatai numato, kad per SABIS priimtos elektroninės sąskaitos yra saugomos toje pačioje sistemoje ir jų nereikia papildomai kopijuoti ar registruoti nei DBSIS, nei kitose dokumentų tvarkymo sistemose. SABIS yra taikomi sąskaitų saugojimo terminai, kurie visiškai atitinka archyvavimo taisykles.
Be to, LR dokumentų ir archyvų įstatyme numatyta, kad vykdant veiklą sudaryti ir gauti dokumentai turi būti registruojami ir tam gali būti naudojamos valstybinės informacinės ar kitos informacinės sistemos (11 str., 2 dalis). Toks pat principas įvardijamas ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse – dokumentai turi būti užregistruoti dokumentų registruose arba naudojamose informacinėse sistemos (3 skyr., 9 str.). Tai reiškia, kad valstybinė informacinė sistema SABIS organizacijose gali būti naudojama kaip pagrindinė vieta gautų sąskaitų registravimui ir saugojimui.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse taip pat numatyta, kad kai dokumentai rengiami, prieinami ar saugomi įstaigos naudojamoje informacinėje sistemoje (pavyzdžiui, SABIS), dokumentacijos plano pastabų skiltyje nurodomas naudojamos informacinės sistemos pavadinimas.
Teisės aktų nuostatos leidžia administruoti sąskaitas tik per SABIS, todėl pirkėjai gali be jokių rūpesčių apsispręsti nenaudoti papildomų sistemų e. sąskaitų registracijai. Be to, SABIS funkcionalumai padeda organizacijoms lanksčiai kurti reikalingas roles, prieigas prie duomenų, sąskaitų priėmimo–derinimo scenarijus ir formuoti jų poreikius atitinkančius sąskaitų administravimo procesus vienoje sistemoje. Dėl to rekomenduojame organizacijoms peržiūrėti procesus ir administruoti sąskaitas naudojant tik vieną sistemą.
Atnaujinimo data: 2024-10-28
Taip pat skaitykite:
Pasitenkinimas SABIS: naudotojai įvertino ir funkcionalumus, ir komunikaciją
Užimtumo tarnybos SABIS naudojimo patirtis: sumažėjo techninio darbo ir klaidų tikimybė
„LTG Cargo“: sąskaitų procesai su SABIS – aiškesni ir greitesni
SABIS patirtys: platformos „Mano konkursas“ naudotojai automatizuoja procesus