2024-09-27

Praktinė informacija: ką reikia žinoti apie sąskaitas pagal žodinius susitarimus

Pirkėjai ir tiekėjai, naudodamiesi SABIS, lengviau prisitaiko prie teisės aktuose numatytų naujovių. Šiais metais keičiasi sąskaitų pagal žodinius susitarimus teikimo taisyklės, todėl organizacijos turi atnaujinti tokių sąskaitų teikimo, priėmimo bei apdorojimo procesus. SABIS įdiegti visi reikalingi funkcionalumai, užtikrinantys patogesnį tokių sąskaitų valdymą.

Sąskaitos pagal žodinius susitarimus –  tai tokios sąskaitos, kurios gaunamos iš pirkimų, organizuojamų atliekant tiekėjų apklausas tiesiogiai ir nesudarant rašytinių sutarčių, vadovaujantis viešųjų pirkimų įstatymo nuostatomis. Vyriausybės nutarime ir finansinės atskaitomybės įstatyme numatyta, kad iki 2024 metų pabaigos organizacijos tokias sąskaitos privalo teikti per SABIS, jeigu jos viršija 1000 EUR be PVM. Primename, kad visos sąskaitos pagal žodinius susitarimus, nepriklausomai nuo jų sumos, per SABIS turės būti teikiamos nuo 2025 metų sausio 1 d.

Šių sąskaitų teikimui SABIS netaikoma sąskaitos ir sutarties sąsaja. Tai reiškia, kad tiekėjas gali pateikti tokią sąskaitą per SABIS ir neturi jos susieti su sutartimi. Šiuo metu išlieka reikalavimas pirkėjams žodines sutartis  viešinti CVP IS Viešųjų pirkimų tarnybos nustatyta tvarka.

Ateityje planuojama, kad SABIS pateikus sąskaitą pagal žodinį susitarimą, duomenys bus automatiškai perduodami į CVP IS ir jų papildomai viešinti nereikės. Apie tikslų terminą, nuo kada CVP IS nebereikės viešinti žodinių sutarčių, jeigu sąskaita pagal tokį susitarimą pateikiama SABIS, bus pranešta Viešųjų pirkimų tarnybos (VPT) ir Nacionalinio bendrųjų funkcijų centro (NBFC) interneto svetainėse.

SABIS taip pat sukurtas palengvinimas pirkėjams. Jeigu tiekėjas neteikia sąskaitų pagal žodinius susitarimus, pirkėjas jas gali įvesti pats. Taip pat tiek registruojant, tiek tvirtinant sąskaitas pagal žodinius susitarimus SABIS naudotojai gali patys apsispręsti dėl BVPŽ kodo. Sistemoje yra galimybė įrašyti kodą, tačiau jis nėra privalomas tvirtinimo procese. Organizacijos, kurių sąskaitų būsenos perduodamos per integracijas, gali pasirinkti perduoti ir BVPŽ kodus.

Sąskaitų pagal žodinius susitarimus teikimas per SABIS sukuria pridėtinės vertės ir tiekėjams, ir pirkėjams – vienas kanalas visoms sąskaitos, viena duomenų struktūra, vienas teikimo bei priėmimo procesas. Skaitmeniniai sąskaitų duomenys atveria galimybes nesudėtingam importui į verslo valdymo sistemas. Naudodamos SABIS derinimo ir kitus funkcionalus, organizacijos gali optimizuoti tokių sąskaitų valdymo procesą, lengvai jas perduodi buhalterinei apskaitai ir apmokėjimui. Dėl šių naudų ir galimybės efektyviau veikti organizacijoms rekomenduojama SABIS jau dabar naudoti visos sąskaitoms pagal žodinius susitarimus, nelaukiant 2025 m. pradžios.

Sąskaitos pagal žodinius susitarimus gali būti gaunamos ir iš užsienio tiekėjų – fizinių arba juridinių asmenų. Pateikiame instrukcijas, kaip pirkėjui registruoti sąskaitą pagal žodinį susitarimą, kai tiekėjas yra užsienio fizinis arba juridinis asmuo.

NBFC interneto puslapyje taip pat sukurta speciali skiltis, kurioje skelbiamos įvairios instrukcijos bei praktinė informacija. SABIS naudotojams ir toliau prieinama video mokymų medžiaga, kurią galima peržiūrėti patogiu metu, pasirenkant aktualias temas.