Atnaujinti ir papildyti SABIS sutarčių administravimo funkcionalumai
SABIS sėkmingai įsilieja į organizacijų darbotvarkę. Spalio mėnesį per SABIS buvo pateikta 177 105 sąskaitų. Tai yra 30 proc. daugiau nei rugsėjį. Nacionalinis bendrųjų funkcijų centras (NBFC) tęsia sistemos tvarkymo ir tobulinimo darbus. Lapkričio pradžioje įdiegti atnaujinti ir papildyti sutarčių administravimo funkcionalumai.
Atnaujinimai ir papildymai prisideda prie patogesnio proceso, leidžia pirkėjams ir tiekėjams efektyviau administruoti sąskaitas ir sutaupyti laiko. SABIS atlikti sutarčių paieškos ir jos rezultatų sąrašo atnaujinimai, sutarties registravimo formos pakeitimai, pradeda veikti sutarties unikalumo tikrinimas, sukurta papildoma sutarties būsena, sudaryta galimybė redaguoti dalį iš CVP IS ateinančias duomenų, redaguoti dalį SABIS sukurtų sutarčių, naudotojai gali pasiekti informaciją apie sutarties būsenų istoriją. Be to, pagal visus šiuos pakeitimus atnaujintas sutarčių duomenų perdavimas per sąsają.
Sutarčių paieška ir rezultatų sąrašas
Greitesniam ir optimalesniam darbui atnaujintas paieškos funkcionalumas – dabar sutarčių paieškos formoje galima naudoti ir pirkėjo kodo, tiekėjo kodo bei tiekėjo sutarties numerio parametrus. Paieškos rezultatus SABIS naudotojai gali patys papildyti nauju stulpeliu „Tiekėjo sutarties Nr.“, o atrinktus duomenis gali perkelti į exel rinkmeną.
Sutarties registravimo forma
Siekiant didesnio aiškumo, sutarties bendrųjų duomenų registravimo formoje „Sutarties numeris“ pervadinamas į „Pirkėjo sutarties numeris“, pridedamas laukas „Tiekėjo sutarties numeris, o sutarties vertės ir galiojimo laiko laukai tampa neprivalomi.
Sprendžiant naudotojų iššūkius, ką daryti su sutartimis, kurios sudarytos po viešųjų pirkimų proceso, tačiau yra neviešinamos CVP IS, SABIS sutarčių tipai papildyti nauju pasirinkimu – „Neviešinama VP sutartis“. Pasirinkus šį tipą, rodomi du laukai, tačiau jie yra neprivalomi – „Pagrindinis BVPŽ kodas“ ir „Pirkimo numeris“. Atkreipiame dėmesį, kad naudotojai gali atnaujinti jau SABIS esančias sutartis ir, esant poreikiui, atnaujinti jų tipą iš „Sutartys be pirkimo“ į „Neviešinama VP sutartis“.
Sutarties unikalumo tikrinimas
Sprendžiant iškylančią sutarčių dublių problematiką ir lengvinant organizacijų darbą, nuo šiol išsaugant sutartį jos unikalumas bus tikrinamas pagal keturis kriterijus – pirkėjo sutarties numerį, sutarties sudarymo metus, pirkėjo kodą ir tiekėjo kodą. Jeigu šie saugomos sutarties laukai sutaps su jau SABIS esančios sutarties laukais, naudotojas gaus klaidos pranešimą ir taip galės greičiau identifikuoti dublį. Analogiškai sutarties unikalumo tikrinimas vyks ir importuojant iš XLSX formato rinkmenos ar teikiant sutarčių duomenis per universalią integraciją.
Sutarties pasirinkimas registruojant sąskaitą
SABIS registruojant sąskaitą, ją būtina susieti su sąskaita. Siekiant šį procesą padaryti dar sklandesnį, sutarčių, turinčių būseną „Sudaryta“, sąrašas dabar turi net 5 informacinius laukus – pirkėjo sutarties numerį, pirkėjo kodą, pirkėjo pavadinimą, tiekėjo sutarties numerį ir sutarties pavadinimą. Juos naudodami kaip filtrus, sistemos naudotojai gali greičiau ir patogiau parinkti reikalingą sutartį, nekyla klausimų, kuriai sutarčiai bus registruojama sąskaita.
Nauja sutarties būsena
Sutarčių administravimo proceso išbaigtumui sukurta nauja sutarties būsena „Neaktuali“. Ji leidžia patogiai administruoti baigtas, nebeaktualias, dubliuotas, gautas iš CVP IS, bet jau nebereikalingas, sutartis. Būsena „Neaktuali“ matoma naudotojams, turintiems sutarčių administratoriaus rolę, bei sutartims, kuris jau turi būseną „Sudaryta“ arba „Rengiama”. Sutartys, kurių būsena yra „Neaktuali”, nerodomos atliekant paiešką, nebent nustatytas specialus filtras. Jų nerodys ir registruojant naujas sąskaitas.
Suteikus būseną „Neaktuali“ nebegalima registruoti naujų sąskaitų, susiejant su šia sutartimi, ir pateikti naujų ar patikslintų sąskaitų per integracijas ir PEPPOL tinklu. Jei tokia būsena bus suteikta per klaidą, tie patys naudotojai prie sutarčių, turinčių būseną „Neaktuali“, ras galimybę grąžinti atgal į būseną „Sudaryta”.
Iš CVP IS gaunamų sutarčių duomenų redagavimas
Padidintos galimybės lanksčiau reaguoti į pasikeitimus, nes nuo šiol organizacijos galės tvarkyti tam tikrus duomenis iš CVP IS gaunamose sutartyse, kai jų būsena yra „Rengiama“ ir „Sudaryta“. Tokiose sutartyje galima keisti lauką „Tiekėjo sutarties numeris“ ir pirkėjo bei tiekėjo kontaktinę informaciją, adresą. Prie proceso sklandumo reikšmingai prisidės tai, kad SABIS tikrins duomenų korektiškumą ir informuos apie pastebėtas klaidas. Atlikus korekcijas, sutartims suteikiama būsena „Atnaujinta“ ir „Sudaryta“. Kita sutarties informacija turi būti atnaujinama CVP IS ir į SABIS pateikiama per integraciją. CVP IS atlikti pakeitimai SABIS atsinaujina automatiniu būdu.
Sutarties duomenų tikslumas susijęs ir su sąskaitų duomenų teisingumu. Sutartyje pateikiami kontaktiniai duomenys atvaizduojami sąskaitose, pateikiamose pagal tą sutartį. Pakoregavus šiuos duomenis, jie atsinaujins visose naujai pateikiamose sąskaitose. Atkreipiame dėmesį, kad šiuo metu banko sąskaitos numeris ir sutarties šalių adresai sąskaitoje pateikiami pagal SABIS naudotojų profilių informaciją, todėl svarbu juos laiku atnaujinti patiems.
Sutartys su subtiekėjais
Siekiant visapusiškai pagerinti sutarčių administravimo patirtį ir procesą, įdiegtos naujos galimybės redaguoti sutartis, gaunamas iš CVP IS ir turinčias daugiau nei vieną tiekėją.
Tokių sutarčių atnaujinimo procesas priklauso nuo to, ar keičiasi tiekėjas, ar ne. Kai tiekėjas nesikeičia, sutarčiai suteikiama būsena „Atnaujinta“ su automatinio proceso komentaru. Kai gavėjas keičiasi ir pagal sutartį nėra pateiktų sąskaitų, atnaujinami visi sutarties duomenys bei suteikiama būsena „Atnaujinta“ su automatinio proceso komentaru. Jeigu pagal sutartį yra pateiktų sąskaitų, esančiai sutarčiai suteikiama būsena „Neaktuali“ su automatinio proceso komentaru ir sukuriama nauja sutartis su gautais duomenimis bei būsenomis.
Kai iš CVP IS gaunama sutartis su keliais tiekėjais, sukuriama atskira sutartis su kiekvienu iš jų, pirmam tiekėjui sutarties lape „Sutarties nustatymai“ uždedama varnelė lauke „Sutartis turi kitus tiekėjus“ ir sukuriamas lapas „Kiti tiekėjai“ su sąrašu tiekėjų, kuriems buvo sukurtos analogiškos sutartys. Gavus tokios sutarties atnaujinimus, duomenys atnaujinami visose subrangos sutartyse.
Jeigu atnaujinimai apima tiekėjo ar kelių tiekėjų pasikeitimą, SABIS reikia susijusioms sutartims suteikti būseną „Neaktuali“, jeigu atsirado naujas tiekėjas, pridėti tiekėją lape „Kiti tiekėjai“. Jeigu keičiasi pirmas tiekėjas, jo sutarčiai reikia suteikti būseną „Neaktuali“, kitose sutartyse daryti pakeitimų nereikia.
Sutarčių, kurių tipas „Sutartis be pirkimo“ arba „Neviešinama VP sutartis“, duomenų redagavimas
Po atnaujinimų SABIS galima redaguoti sutarčių, kurių tipas „Sutartis be pirkimo“ arba „Neviešinama VP sutartis“, duomenis. Tokiu būdu organizacijų vidiniai procesai gali tapti dar lankstesni, jos gali greičiau reaguoti į pokyčius ir padidinti efektyvumą, nes visos sutartys administruojamos vienoje vietoje, nepriklausomai nuo jų tipo.
Sutarčių, kurių tipas „Sutartis be pirkimo“ arba „Neviešinama VP sutartis“ ir kurios neturi sąskaitų, galima redaguoti visus laukus. Jeigu tokios sutartys jau turi sąskaitų, tuomet galima koreguoti tiekėjo sutarties numerį, sutarties pavadinimą, sudarymo datą, vertę, galiojimo laiką, sutarties tipą, pirkėjo ir tiekėjo kontaktinę informaciją bei adresą. „Sutartis be pirkimo” neturi pagrindinio BVPŽ kodo ir pirkimo numerio, todėl šiuos laukus galima koreguoti tik sutartyse, kurių tipas „Neviešinama VP sutartis”.
Atkreipiame dėmesį, kad pirkėjai ir tiekėjai turi tarpusavyje suderinti tiekėjo numerio įvedimą. Tai ypač aktualu sutartims, sudaromoms be pirkimų – tokios sutartys nėra viešinamos ir dažnai tiekėjas neturi informacijos apie pirkėjo sutarties numerį.
Sutarčių būsenų istorija
Naudotojams sukurtas naujas informacinis langas, kuriame pateikiama visa sutarties būsenų istorija. Organizacijos galės matyti, kas ir kada redagavo sutarties duomenis, ar suteikė jai atitinkamą būseną. Tai padės greičiau pasiekti reikalingą informaciją, efektyviau administruoti sutartis ir optimizuoti organizacijų darbą. Sutarties būsenų istorija pasiekiama kaip naujas lapas sutarties registravimo formoje. Jame nurodoma būsenos suteikimo data, būsena, įvestas komentaras ir naudotojas, kuris keitė būseną.
Sutarčių importavimas iš XLSX - atnaujinta pagal pakeitimus
Sutarčių importas iš XLSX pritaikytas naujam sutarčių tipui „Neviešinama VP sutartis“. Importuojamos rinkmenos parinkimo lange pridėtas „Sutarčių tipas“ – privalomas vienos reikšmės pasirinkimo laukas, užpildomas sutarčių tipų klasifikatoriaus reikšmėmis. Taip pat sutarčių importavimo rinkmena papildyta stulpeliu „Tiekėjo sutarties Nr.“, kuris yra neprivalomas.
Sutarčių duomenų perdavimas per sąsają
Daug sutarčių administruojančioms organizacijoms procesą gerokai palengvins duomenų perdavimas per sąsają. Be to, jos galės gauti pridėtinės vertės suderindamos tokį perdavimą su naudojamomis vidinėmis sistemos ir taip užtikrinti proceso lankstumą.
Atsižvelgiant į praktinę organizacijų naudojimo patirtį ir poreikius, atnaujintas ir sąskaitų pateikimas per integracijas – sąskaitas per universalią integraciją galima pateikti ir su tiekėjo sutarties numeriu, jeigu toks įvestas į SABIS.
Pateikus sąskaitą su tiekėjo sutarties numeriu, SABIS portale jis nebus rodomas, o bus rodomas pirkėjo sutarties numeris. Tai užtikrina ne tik vieningos logikos išlaikymą, sąskaitos susiejimą su pirkėjo sutarties numeriu, bet ir praplečia paieškos galimybes, nes sutartį galima rasti ir pagal tiekėjo numerį.
Sutarčių duomenų sąsaja, atiduodant duomenis į ir iš SABIS
Paruošta duomenų sąsaja „Sutartis be pirkimų” ir „Neviešinamų VP sutarčių” perdavimui per universalią duomenų sąsają į ir iš SABIS. Šis atnaujinimas labai svarbus pirkėjams, nes užtikrina galimybę visapusiškai valdyti organizacijos sutartis, taikyti vieningą sutarčių valdymo procesą, nepriklausomai nuo jų tipo, ir leidžia veikti lanksčiau.
Duomenų rinkinio struktūros principas analogiškas sąskaitos integracijai – perduodama po vieną sutartį ir grąžinamas klaidos pranešimas arba unikalus identifikatorius, jei viskas vyksta sėkmingai. Jeigu SABIS sutarties būsena yra „Neaktuali“, duomenų atnaujinti nebus galima ir bus grąžinamas klaidos pranešimas.
Atiduodant visų organizacijos sutarčių sąrašą iš SABIS, bus atiduodamos sutartys, kuriose organizacija yra pirkėjas, nepriklausomai nuo būsenos, ir kuriose organizacija yra tiekėjas, kai būsena yra „Sudaryta“.
Su sutarčių administravimo funkcionalumais ir jų veikimu taip pat galite susipažinti specializuotoje vaizdo mokymų medžiagoje. Be to, NBFC puslapyje SABIS naudotojams publikuojama daugiau kaip 20 vaizdo mokymų įvairiomis temomis – juos galima pasiekti čia.
Atnaujinimo data: 2024-11-19
Taip pat skaitykite:
Aktualu pirkėjams: sąskaitų pagal žodines sutartis SABIS priėmimo atnaujinimai
Nauji SABIS funkcionalumai – jau sausio mėnesį
Baigtas pagrindinis SABIS kūrimo etapas
NBFC konsultacijas telefonu teiks nauju telefono numeriu
Sąskaitų priėmimas ir administravimas: SABIS funkcionalumai didina efektyvumą