copyright

Antanas Matusa. Pandemijos pamokos: lankstesnis nuotolinis darbas, mažesni biurai ir sutaupymo potencialas

Data

2020 06 30

Įvertinimas
2
128_fd2e5678145f0e42789a1b78c9043730.jpg

Vertinant iš valstybės įstaigų veiklos organizavimo perspektyvos pasaulinė pandemija sukėlė didelių pavojų jų veiklos kokybei ir rezultatams, tačiau taip pat atvėrė ir naujų galimybių.

Pandemija, padėjusi iš naujo atrasti nuotolinį darbą

Nors ikipandeminiame pasaulyje daugelis valstybės įstaigų vidaus taisyklėse buvo apsirašę nuotolinio darbo tvarkas, tačiau jis nebuvo dažnai praktikuojamas. Nuotolinis darbas dažnu atveju labiau priklausė nuo vadovo geros valios, buvo vertinamas kaip įrankis darbuotojui paskatinti ir neretai gyvavo tiktai popieriuje.

Tuo tarpu pasaulinė pandemija suveikė kaip nuotolinį darbą paspartinęs katalizatorius – daugelis buvome tiesiog priversti dirbti nuotoliniu būdu. Ir vos per porą savaičių dideli ir brangūs ofisai, fizinės darbo vietos, tiesioginis kontaktas, fiksuotos darbo valandos ir panašūs dalykai nuplaukė į antrą planą.

Ar visi buvome vienodai tam pasirengę? Tikėtina, kad ne. Lengviausiai prisitaikė tos valstybės įstaigos, kurios dar iki pandemijos plačiai naudojo informacines technologijas, turėjo minimalų kiekį (arba visai neturėjo) popierinių dokumentų.

Sėkmingai veiklai karantino laikotarpiu įtakos turėjo ir vadovų bei darbuotojų nuostatos, mąstymo lankstumas, gebėjimas prisitaikyti prie naujos realybės. Sutikite, tikrai ne visi vadovai karantino metu jautėsi deramai kontroliuojantys pavaldinių veiklą, lygiai taip, kaip ir nemaža dalis pavaldinių į nuotolinį darbą turėjo savo požiūrį: nuotolinis darbas – beveik atostogos.

Tai kaip vertinti šią didelę priverstinio nuotolinio darbo porciją karantino metu? Kokį pažymį vadovams ir darbuotojams už pasiekimus galėtume parašyti? Ko išmokome ir kaip dirbsime toliau? Neabejoju, kad absoliuti dauguma vadovų užduoda sau šiuos klausimus. Vieni grąžins visus savo darbuotojus į biurus, o kiti pagalvos apie naujas galimybes.

Pažangesnio biuro koncepcija – taupus įstaigai, patrauklus darbuotojui

Nuotolinis darbas nėra vien tik leidimas darbuotojams daugiau veiklos atlikti ne biure. Tuo pačiu tai ir nauda įstaigai. Beje, labai konkreti ir apčiuopiama.

Visų pirma – sprendžiama trūkstamų darbo vietų problema ir taupomi biuro išlaikymo kaštai.  Tai ypač aktualu didelėms įstaigoms, įsikūrusioms sostinėje ar didžiuosiuose miestuose. Derinant darbą biure su nuotoliniu darbu galbūt pakaktų 2 darbo vietų 3 darbuotojams? O gal 1 darbo vietos 2 darbuotojams? O jeigu darbuotojų įstaigoje iš viso 1 200? Tokiu atveju, kalbame apie sutaupymus 400-600 darbo vietų įrengimui ir išlaikymui.

Toks darbo organizavimas taip pat padėtų spręsti ir kvalifikuotų darbuotojų trūkumo problemą. Tarkim, didelė įstaiga  veikia Vilniuje, Kaune ar Klaipėdoje. Nors tai ir didžiausi miestai Lietuvoje, įstaigai, kurioje dirba daug vienos srities specialistų,  yra didelis iššūkis surinkti reikiamą darbuotojų skaičių. Kai darbuotojas visą laiką turi dirbti tik biure, tai tokia įstaiga bus patraukli darbuotojams, gyvenantiems ne toliau kaip 30-50 km nuo darbo vietos.

O jeigu į biurą reiktų atvažiuoti dvigubai rečiau? Matyt, potencialus darbuotojų paieškos spindulys išsiplėstų kone dvigubai. Ir tikėtina, kad tie darbuotojai, gyvendami mažesnėse vietovėse bei dirbdami didesniame mieste, būtų labiau lojalūs įstaigai, labiau vertintų savo darbo vietą. Juk atlyginimas ir didmiesčio gyventojui ir darbuotojui iš periferijos būtų mokamas toks pats.

Galimybė veiksmingiau įgyvendinti regioninę politiką

Valstybės įstaigų atveju toks darbo organizavimas taip pat yra puiki proga aktyviau įgyvendinti regioninę valstybės politiką. Jeigu kvalifikuoto darbuotojo, gyvenančio atokesnėje Lietuvos vietoje darbas gali būti organizuojamas biure ir nuotoliniu būdu, visiškai nebūtina steigti didelės įstaigos filialų kiekviename miestelyje. Lanksčiai derinant nuotolinį darbą su darbu biure, įstaigai, veikiančiai visos šalies mastu, pakaktų 3-4 biurų, kad joje dirbti būtų patrauklu praktiškai bet kur Lietuvoje gyvenančiam darbuotojui. O ir įstaigai 3-4 didesnių biurų administravimas yra ženkliai paprastesnis ir pigesnis nei 10 ar 15 mažesnių.

Žinoma, toks veiklos organizavimas įstaigai yra iššūkis. Reikia atitinkamai pritaikyti darbo vietas, įsivertinti naudojamą kompiuterinę ir organizacinę techniką, naudojamas informacines sistemas, jų pasiekiamumą, duomenų saugumą, peržiūrėti darbuotojų komunikavimo, veiklos rezultatų kontrolės sistemas, ugdyti nuotolinio darbo kultūrą, darbuotojų sąmoningumą. Galų gale, reikia atsakyti sau į klausimą, ar apskritai viena ar kita veikla gali būti vykdoma nuotoliniu būdu.

Taip pat reikia neatmesti rizikos, kad dėl mišraus darbo organizavimo gali sumažėti darbuotojų bendrystės jausmas. Kasdienio bendravimo trūkumą galėtų kompensuoti geresnis darbuotojų pasitenkinimas darbu dėl galimybės dalį darbo atlikti nuotoliniu būdu, aktyvesnė vidinė įstaigos komunikacija ir nuolatinis dėmesys įstaigos vertybių puoselėjimui.

***

Didelė dalis inovatyvaus verslo šiuos klausimus jau sprendžia. Esu matęs tokių gerosios praktikos pavyzdžių ir valstybės įstaigose. Tiesa, visi jie buvo ne Lietuvoje.

Pandemija mums pridarė daug žalos, tačiau taip pat atvėrė naujų galimybių – gal verta jas išnaudoti?