Pareigų aprašymas Spausdinti

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI 
 
•    turėti aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu; 
•    mokėti kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir ją panaudoti perduodant dokumentus padaliniams, sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;
•    mokėti dirbti Microsoft Office programiniu paketu, gebėti naudotis veiklai reikalingomis kompiuterinėmis Lietuvos Respublikos valdžios ir valdymo institucijų informacinėmis sistemomis ir registrais; 
•    išmanyti teisės aktų ir kitų dokumentų rengimo taisykles ir sugebėti rengti tvarkomuosius, organizacinius dokumentus ir teisės aktų projektus;
•    būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų valdymą ir saugojimą, gebėti juos taikyti praktiškai;
•    turėti ne mažesnę kaip 1 (vienų) metų patirtį dokumentų valdymo srityje;
•    išmanyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius archyvo veiklą;
•    išmanyti dokumentų (bylų) parengimo saugoti ir jų naudojimo tvarką, nuolat, ilgai ir laikinai saugomų bylų įforminimo tvarką;
•    atitikti teisės aktuose nustatytus reikalavimus, būtinus išduodant asmens patikimumo pažymėjimą ir leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma „Slaptai“.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

•    rengia metodines rekomendacijas NBFC darbuotojams dokumentų valdymo klausimais, tvirtina dokumentų kopijas;
•    priima gautas dokumentų siuntas iš pašto paslaugas teikiančios įmonės, kurjerių, elektroniniu paštu ir per Nacionalinę elektroninių siuntų pristatymo, naudojant pašto tinklą, informacinės sistemos gautus dokumentus, taip pat pateiktus per valstybės informacines sistemas;
•    registruoja gautus dokumentus dokumentų valdymo sistemoje, susieja juos su iniciatyviniais dokumentais ir paskirsto padaliniams pagal veiklos sritis; 
•    registruoja siunčiamus dokumentus dokumentų valdymo sistemoje, susieja juos su iniciatyviniais dokumentais ir išsiunčia adresatams elektroniniu paštu, per Nacionalinę elektroninių siuntų pristatymo, naudojant pašto tinklą, informacinę sistemą ar kitais būdais;
•    atlieka gautų ir užregistruotų dokumentų paiešką dokumentų valdymo sistemoje, teikia institucijoms informaciją apie jų pateiktų dokumentų perdavimą vykdyti;
•    pagal kompetenciją nagrinėja asmenų prašymus ir skundus, adresuotus NBFC;
•    atsako į telefonu ar elektroniniu paštu pateiktus asmenų paklausimus, į kuriuos galima atsakyti nedelsiant, teikia informaciją apie NBFC vykdomą veiklą atvykusiems į asmenims;
•    konsultuoja už dokumentų tvarkymą ir apskaitą atsakingus darbuotojus veiklos, dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo klausimais, siekdamas užtikrinti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo bei kitų teisės aktų, reglamentuojančių archyvinių dokumentų apskaitą, įgyvendinimą;
•    teikia informaciją iš NBFC archyvo teismams, teisėsaugos institucijoms, piliečiams, įstaigoms ir kitiems interesantams;
•    kontroliuoja bylų apskaitą;
•    sudaro, tvarko, saugo ir nustatyta tvarka perduoda archyvui dokumentų bylas;
•    sudaro archyvuojamų dokumentų bylų sąrašą;
•    rengia metų dokumentacijos planą, jo papildymų sąrašą, dokumentų registrų sąrašą, sudaro dokumentacijos plano suvestines ir teikia tvirtinti teisės aktų nustatyta tvarka;
•    perima pagal dokumentacijos planą iš NBFC struktūrinių padalinių bylas pasibaigus kalendoriniams metams, perėmimą įformina aktu, kuriame surašomos perimamos bylos;
•    kartu su kitais struktūriniais padaliniais atlieka dokumentų vertės ekspertizę ir rengia naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus;
•    asmenų prašymu išduoda saugomų dokumentų pagrindu archyvines pažymas, dokumentų kopijas, dublikatus, išrašus;
•    išduoda dokumentus iš NBFC archyvo laikinai naudoti;
•    organizuoja darbą su įslaptinta informacija ir užtikrina įslaptintos informacijos apsaugą;

be anksčiau išvardytų funkcijų, pagal kompetenciją vykdo šias funkcijas: 

•    formuoja bylas, kaupia, sistemina, saugo informaciją ir dokumentus, susijusius su šios pareigybės funkcijų vykdymu, ruošia jas archyviniam saugojimui ir teisės aktų nustatyta tvarka bei terminais perduoda į NBFC archyvą;
•    pavaduoja kitą Grupės darbuotoją, vykdantį analogiškas (panašias) funkcijas, jam laikinai negalint eiti pareigų; 
•    dalyvauja Grupės, NBFC, kitų institucijų ir įstaigų organizuojamuose posėdžiuose ir pasitarimuose;
•    bendradarbiauja su kitais NBFC darbuotojais ir padaliniais, institucijomis, įstaigomis ar organizacijomis, teikia duomenis pagal savo kompetenciją; 
•    pagal kompetenciją atlieka kitas Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais, vidaus teisės aktais nustatytas funkcijas, NBFC direktoriaus, NBFC direktoriaus pavaduotojo, Grupės vadovo pavestas užduotis savo kompetencijos klausimais bei vykdo užduotis pagal NBFC veiklos procesų aprašymus.