Lietuva perima suomiškų „dumplių“ patirtį – tikisi sutaupyti milijonus

Data

2018 06 05

Įvertinimas
5
mantila esitys 1.jpg

Visų Lietuvoje veikiančių pusantro šimto centrinės valdžios įstaigų tam tikros funkcijos, susijusios su finansų tvarkymu ir personalo valdymu, koncentruojamos po vienu stogu – Nacionaliniame bendrųjų funkcijų centre. Jį steigiant naudojamasi suomių patirtimi. Interviu VŽ Mikaelis Mantila, Suomijos vyriausybinio viešojo administravimo bendrųjų funkcijų centro „Palkeet“ (išvertus iš suomių kalbos tai reiškia „dumples“) vadovas, papasakojo, kad šio centro darbo pradžia susidūrė su nemenkais iššūkiais, tarp kurių būta ir valdininkų pasipriešinimo.

Kada centras buvo įsteigtas ir kaip ilgai vyko visas steigimo procesas?

Bendrųjų funkcijų centras kaip sistema savo veiklą formaliai pradėjo 2005 m. Tačiau pačioje pradžioje, iki 2007-ųjų, veikė tarpinis sprendimas – keturi suvienytųjų funkcijų centrai apėmė keturias skirtingas vyriausybės valdymo sritis. 2007 m. Suomijos Finansų ministerija paskelbė, kad pradedamas tų keturių centrų vienijimo procesas, kuris užtruko beveik trejus metus. 2010 m. visos viešojo administravimo funkcijos buvo suvienytos po vienu stogu, į vieną vyriausybinį centrą, pavadintą „Palkeet“, kuris pradėjo veiklą 2010 m. sausio 1 d.

Tiesą sakant, procesas ties 2010-aisiais nesibaigė. Pačioje pradžioje, kai tik buvo įsteigti keturi administraciniai bendrųjų funkcijų centrai, tik kelios vyriausybinės žinybos ir agentūros jose dalyvavo, kaip sakoma, suvienijo savo tam tikrus pajėgumus ir funkcijas. 2007 m. Finansų ministerija nusprendė, kad iki 2010-ųjų visos agentūros turi tapti Bendrųjų funkcijų centro dalyvės. Bet šis procesas užtruko dar kiek ilgiau. O visiškai jis buvo užbaigtas tik 2015 m., kai paskutiniu mūsų „klientu“ tapo Suomijos parlamentas.

Tad dabar jau 100% šalies vyriausybinių institucijų yra suvienijusios funkcijas į vieną bendrą paslaugų centrą „Palkeet“.

Kas nulėmė, kad net dešimt metų užtruko susivienijimas?

Visas kompleksas įvairių priežasčių. Viena jų – skirtingose institucijose naudotos skirtingos informacinės sistemos. Jas reikėjo suderinti tarpusavyje, ieškant kuo modernesnio ir efektyvesnio sprendimo. Tam teko skirti daug pastangų. Bet IT problemos išspręstos ir nuo 2017 m. visose institucijose veikia viena programinė įranga „Kieku“, leidžianti per vieną bendrųjų funkcijų centrą atlikti visus su informacinių sistemų palaikymu ir priežiūra susijusius veiksmus.

Čia išimtis yra tik Suomijos karinės pajėgos, kurios, natūralu, turi savas specifines IT sistemas.

 

Su kokiais dar iššūkiais susidūrėte, kai steigėte „Palkeet“?

Pačioje pradžioje būta daug abejonių ir net pasipriešinimo bendrųjų funkcijų centro modeliui. Vyriausybinių institucijų ir agentūrų darbuotojai nėjo dirbti į Bendrąjį centrą taip entuziastingai, kaip tikėtasi. Dėl to kilo tam tikrų problemų užtikrinant pakankamą veiksmingumą atliekant kai kurias funkcijas, pvz., bendrojo finansų tvarkymo srityje.

Todėl esame Lietuvai rekomendavę atkreipti į šią problemą ypatingą dėmesį, kad būtų užtikrintas naujojo centro funkcionalumas visose srityse.

Bet didžiausiu iššūkiu vis dėlto tapo mano jau minėtas IT sistemų suderinamumas. Šios problemos sprendimas gana ilgą laiką stabdė tinkamą „Palkeet“ produktyvumą.

Tad už kokias funkcijas jūsų vadovaujamas centras yra atsakingas šiuo metu?

Mūsų atsakomybė yra visų vyriausybinių institucijų finansiniai reikalai – sąskaitos, pirkimai, apmokėjimai, užsakymai ir t. t., taip pat personalo valdymas – konkursai, atranka, priėmimų ir atleidimų įforminimas. Be to, užsiimame bendrosios dokumentacijos tvarkymu, ekspertizėmis ir analize.

Kaip visa sistema veikia?

Jeigu trumpai – mūsų Bendrajame centre tiesiog yra sutelkti visi Suomijos centrinės valdžios institucijų finansiniai ir personalo valdymo procesai. Tai lyg vienas visas ministerijas ir žinybas, departamentus ir agentūras apimantis „personalo ir finansų skyrius“. Taigi visoms šioms institucijoms po vienu stogu atliekamos su finansiniais ir personalo valdymo klausimais susijusios funkcijos.

Galima jau dabar konstatuoti, kad „Palkeet“ įsteigimas tapo sėkmės istorija, nes vien pernai centrinės valdžios darbo produktyvumas ir efektyvumas padidėjo 18% ir visose institucijose vien per 2017-uosius sutaupyta bent 5 mln. Eur, kurie būtų išleisti, jeigu kiekviena institucija turėtų savas buhalterijas ir personalo valdymo skyrius.

Mūsų veiklą teigiamai įvertino Suomijos Finansų ministerija.

Kiek žmonių dirba centre ir kiek viešųjų institucijų bei valdininkų jie aptarnauja?

Šiuo metu „Palkeet“ dirba apie 650 žmonių. Aptarnaujame daugiau kaip 70.000 valstybės tarnautojų, dirbančių visose 65 centrinės valdžios institucijose.

Beje, faktas, kad apimame visą 100% vyriausybinių institucijų yra išskirtinis ne tik Šiaurės šalyse, bet ir visoje Europoje.

Tad kiek biudžeto lėšų padeda sutaupyti bendrai veikiantis Funkcijų centras?

Esame atlikę bent kelis tyrimus, kiek iš viso buvo užimta žmonių centrinės valdžios institucijose tvarkant finansų ir personalo valdymo klausimus. Šis skaičius per pastaruosius daugiau kaip dešimt metų, vykdant funkcijų centralizavimą, gerokai sumažėjo. Taigi ir biudžeto lėšų atitinkamai sutaupyta tikrai nemažai. Jau minėjau, kad vien pernai centrinės valdžios institucijoms vien dėl personalo ir finansų klausimų centralizavimo valdymo išlaidas pavyko sumažinti daugiau kaip 5 mln. Eur. Turint galvoje, kad „Palkeet“ metinis biudžetas siekia apie 60 mln. Eur, toks sutaupymas yra gana apčiuopiamas.

Ar iš pradžių buvusias abejones jau pavyko išsklaidyti, institucijos patenkintos jūsų centro darbu?

Tyrimų duomenimis, vertinimo skalėje nuo 1 iki 5 klientų pasitenkinimas mūsų veikla siekia 3,75, t. y. esame vertinami „gerai“. Be abejo, tam tikrų pretenzijų visuomet yra, dauguma jų susiję su IT sistemų suderintu veikimu, bet mes nuolat stengiamės ieškoti sutarimo su savo klientais, atsižvelgiame į jų pageidavimus ir pastabas.

Koks jūsų pagrindinis patarimas Lietuvai, steigiančiai analogišką centrą?

Turėkite aiškų matymą ir supratimą, ko norite pasiekti, investuokite į valdymo pakeitimus. Užtikrinkite, kad vyriausybinės institucijos gerai ir iki galo atliktų tas užduotis ir darbus, kuriuos turi atlikti dalį savo atliekamų funkcijų atiduodamos Bendrajam centrui.

Pokyčiai neįvyks per naktį, tai atims šiek tiek laiko, taigi prireiks kantrybės, užsispyrimo ir tuo pat metu supratimo, kas daroma ir kur einama. Tik visa tai leis ateityje konstatuoti, kad įgyvendinta sėkminga reforma, kuri leidžia turėti efektyvesnį ir skaidresnį valstybės valdymą, taupantį biudžeto lėšas.

 

Šaltinis:  „Verslo žinios“

Straipsnio autorius: Stasys Gudavičius